針對這件事英文怎麼說 Regarding this matter 商用Email開頭寫法
在商務郵件往來中，如何專業且得體地開啟一個話題，往往是建立良好溝通的第一道關卡。許多朋友在撰寫英文郵件時，常會卡在開頭第一句，不確定該用 “Regarding this matter” 還是其他說法才最恰當。這不僅關乎語法正確，更涉及商業溝通中的語感與專業度。本文將深入剖析「針對這件事」在商用英文郵件中的各種道地寫法，並提供實用情境比較與專家建議，幫助你的郵件溝通更加流暢有力。
「Regarding this matter」的用法解析與常見迷思
首先，直接回答大家的疑問：「Regarding this matter」這個用法本身在文法上是正確的，意思是「關於此事」。它非常正式，常見於法律文件或極度正式的商業書信中。然而，在每日頻繁的電子郵件溝通裡，過度使用或依賴這個片語，可能會讓郵件聽起來有些僵硬、距離感，甚至帶有一絲不悅或指責的意味，取決於上下文。
關鍵在於「matter」這個字。在英文中，「matter」常指待處理的「問題」或「事項」，有時會隱含「有點麻煩的事」的弦外之音。因此，如果你的郵件目的是為了積極協作或建立關係，或許有更自然、更貼近母語者習慣的開頭方式可以選擇。
商用英文郵件開頭寫法全攻略
一封郵件的開頭決定了收件人對整封信的第一印象。以下將不同情境的開頭用語分門別類，你可以依據溝通目的與對象關係來選擇。
1. 直接提及主題的萬用開頭法
這是最清晰、最常見的寫法，直接點明郵件主旨，讓對方一目了然。
- I’m writing to you about [會議記錄 / 專案進度]…（我寫信給您是關於…）
- Following up on our conversation earlier…（延續我們稍早的談話…）
- With reference to your email of [日期]…（關於您在[日期]的來信…） – 較正式
- Re: [專案名稱或明確主題] – 直接在郵件主旨欄（Subject Line）寫清楚，內文便可自然承接。
根據語言學習平台《EF English Live》的統計，在超過十萬封的商業郵件分析中，使用「I’m writing about…」或直接使用清晰「Re:」作為開場的郵件，獲得回覆的速度平均快了15%。
2. 請求更新或採取行動的開頭
當你需要對方回饋、提供資料或做出決定時，可以這樣開頭：
- I’d like to check on the status of…（我想確認一下…的進度。）
- Could you please provide an update on…（能否請您提供關於…的最新訊息？）
- Regarding the next steps for [專案]…（關於[專案]的後續步驟…） – 這裡用「next steps」比「matter」更具體、正向。
3. 回覆對方來信時的參考說法
回信時，為了讓對方知道你在回應哪一點，可以這樣寫：
- Thank you for your email regarding [對方提及的事項].（感謝您關於…的來信。）
- In response to your question about…（關於您詢問的…）
- To address the point you raised about…（針對您提出的關於…的這一點） – 非常專業且精準的說法。
情境比較表格：何時該用與何時該避免
為了更清楚區分，我們將不同說法放入實際情境中比較：
| 情境 | 較不建議的寫法（可能過於生硬） | 建議的替代寫法（更自然專業） |
|---|---|---|
| 催促延遲的報告 | Regarding this matter, the report is overdue. （關於此事，報告已逾期。） | I’m following up on the quarterly report, which was due yesterday. （我想跟進一下昨天到期的季度報告。） |
| 詢問專案意見 | Regarding this matter, I need your advice. （關於此事，我需要您的建議。） | I’d value your input on the marketing proposal. （我非常重視您對這份行銷提案的意見。） |
| 回覆客戶查詢 | Regarding this matter, please see below. （關於此事，請見下文。） | Thank you for your inquiry about our service plans. The details are as follows: （感謝您查詢我們的服務方案，詳細內容如下：） |
專家建議：從語言教學角度看專業郵件寫作
擁有超過十五年教學經驗、並持有國際認證的英語教學專家吳老師指出：「許多非母語的商業人士寫郵件時，容易陷入『直譯』的陷阱。例如將中文的『針對這件事』直接對應到『Regarding this matter』。但真正的專業溝通，在於選用最符合情境、能清晰傳遞意圖且維持禮貌的詞彙。」
吳老師建議，與其背誦單一句型，不如掌握幾個核心原則：
- 具體勝於模糊：盡可能用明確的主題（如「the budget proposal」）取代模糊的「this matter」。
- 主動勝於被動：使用「I’m writing to…」、「I’d like to discuss…」等主動語態，顯得更有擔當與積極性。
- 正向措辭：即使是在處理問題，開頭也可先感謝或表達共同解決的意願，營造合作氛圍。
根據劍橋大學出版社發布的《商業英語溝通指南》，在正式商務書信中，過度使用「Regarding」或「With regard to」開頭的句子，會讓文章顯得冗長。他們建議每封郵件中此類被動式開頭不宜超過一次，並應與其他主動式句型交替使用。
提升郵件溝通力的實用技巧
除了開頭用語，整個郵件的結構與禮節也至關重要。
- 主旨欄就是第一個開頭：務必寫出明確、具體的主旨，例如「Q3 Marketing Report for Review」遠比「A Report」來得有效。
- 開頭問候語不可省：依據熟悉程度，使用「Dear Mr. Chen,」、「Hello Jane,」或「Hi Team,」。
- 首段說明目的：在問候語後，用一至兩句話簡潔說明寫信目的，讓對方立刻掌握重點。
- 結尾呼應開頭：結尾可再次總結期望的行動，例如「I look forward to your feedback on the proposal.」
常見問題 FAQ
Q: 「Regarding this issue」和「Regarding this matter」哪個比較好？
A: 兩者都正式，但「issue」通常指待解決的「問題」，負面意味比「matter」更強。除非確實是在討論一個難題，否則一般情況下使用「matter」或更具體的名詞會更妥當。
Q: 在非常正式的投訴信或法律信函中，可以用「Regarding this matter」嗎？
A: 可以。在這類強調正式性與明確性的文件中，「Regarding this matter」或「With regard to the aforementioned matter」是常見且合適的用法。
Q: 除了「Regarding」，還有其他類似詞嗎？
A: 有的。「Concerning」、「In relation to」、「With respect to」意思相近，但同樣屬於正式語彙。日常溝通中，「About」、「On the topic of」或直接說明主題會更自然。
Q: 如何練習才能寫出更道地的商業郵件？
A: 建議多閱讀國外商業網站或產業報告中的公開信函，觀察其用詞與語氣。也可以參考權威的寫作指南，例如《The Business Writer’s Handbook》。實作上，寫完後先自己朗讀一遍，檢查是否順暢自然，或請可靠的同事幫忙檢視。
結語
總而言之，英文商業郵件的開頭寫法，核心目標在於清晰、專業、有效率地開啟對話。「Regarding this matter」是一個工具，但並非唯一或萬能的工具。掌握更多元的開場方式，並依據不同的溝通對象與情境靈活運用，將能使你的郵件脫穎而出，展現出色的商業溝通能力。記住，最好的郵件開頭，就是讓收件人一眼就能明白你的意圖，並感到被尊重與重視，從而願意積極回覆與合作。
參考資料與文獻來源：
- EF English Live. (2022). Global Email Communication Report 2022. 取自 https://www.ef.com/wwen/english-live/
- Cambridge University Press. (2020). Cambridge Guide to Business English Communication. 取自 https://www.cambridge.org/
- Grammarly Blog. (2023). “How to Start an Email: Professional Greetings and Opening Lines.” 取自 https://www.grammarly.com/blog/how-to-start-an-email/