如電話所談英文 As discussed over the phone 信件開頭
在商務溝通中，信件開頭如何下筆，常常讓人思考片刻。尤其是當我們需要引用先前的電話討論時，一個精準而專業的開場白，能讓收件者立即進入狀況，提升溝通效率。今天，我們就來深入探討如何善用「如電話所談」的英文表達，特別是那句經典的 “As discussed over the phone”，讓您的商務信件既流暢又具權威性。這不僅是禮儀，更是專業度的展現。掌握這些技巧，能讓您的郵件在眾多信件中脫穎而出，建立可靠的專業形象。
「如電話所談」的核心英文句型與應用情境
在台灣的商務環境中，直接引用電話內容是常見做法。最標準且最被廣泛接受的說法就是 “As discussed over the phone”。這個片語開門見山，明確指出訊息來源是之前的通話，讓信件主旨一目了然。使用時，通常會緊接著說明電話中討論的具體事項或結論。
例如：「As discussed over the phone, I am attaching the revised proposal for your review.」（如電話中所討論，我在此附上修正後的提案供您審閱。）這樣的寫法既自然又專業。除了這個標準句，還有一些常見的變體，可以根據溝通情境與對象的熟悉度交替使用：
- Following up on our phone conversation…（根據我們的電話交談…）—— 帶有「延續討論」或「後續追蹤」的意味，語氣較為積極主動。
- Further to our call earlier today…（繼我們今日稍早的通話後…）—— 非常正式的商業書信用語，常見於與法律、合約相關的溝通。
- As we agreed on the call…（如同我們在電話中達成的共識…）—— 特別強調雙方已經形成的決議或共識，適合用於確認事項。
商務信件開頭結構剖析：從問候到主旨
一封結構完整的商務信件，開頭通常包含三個部分：稱謂問候、引用前緣（如電話討論）、以及本封信件的主旨。將「如電話所談」的句子融入這個結構，會讓行文非常流暢。
一個典型的範例如下：
Dear Mr. Chen,
I hope this email finds you well. As discussed over the phone this morning, I am writing to formally outline the next steps for the upcoming project kick-off meeting. （親愛的陳先生，希望您一切順利。正如今天早上電話中所討論的，我寫信來是為了正式說明專案啟動會議的後續步驟。）
這樣的結構既保持了禮貌，又迅速切入核心，符合現代商業溝通講求效率的原則。切記，在引用電話討論後，務必清晰帶出本封信的「行動呼籲」或「關鍵資訊」，避免讓收件者還需要猜測您的來意。
提升專業度：資深外籍教師的溝通心法
在國際化的溝通場合，或是與外籍同事、客戶書信往來時，語言的準確性與文化適切性同等重要。我們請教了擁有十年以上教學經驗、並持有國際認證TESOL證書的資深外籍教師，他們在教授商業英文書信時，特別強調以下幾點：
- 時態一致性：電話討論是過去發生的事，但信件中提及的後續行動是現在或未來。確保句子邏輯時態正確，例如 “As discussed… I am sending…” 或 “As we agreed… I will proceed…”。
- 語氣調整：對於上級或客戶，使用 “As discussed” 即可；對於較熟悉的同事，可以使用 “As we talked about” 這樣更口語但不失禮的說法。
- 明確性至上：最好在句子中加入通話時間，如 “As discussed in our call at 3 PM”，避免對方混淆是哪一通電話的內容，這在處理多項事務時尤其重要。
專家建議，書信溝通是專業形象的一部分，反覆練習這些細微之處，能顯著提升在國際職場中的可信度與權威性。
不同說法的細微差異與比較
雖然 “As discussed over the phone” 是萬用句，但了解其他同義句的細微差異，能讓您的英文表達更上一層樓。下表整理了四種常見說法及其適用情境：
| 英文句型 | 中文意涵 | 適用情境與語氣 | 正式程度 |
|---|---|---|---|
| As discussed over the phone | 如電話中所討論 | 通用標準句，直接明確。 | 高 |
| Following up on our call | 針對我們的通話進行追蹤 | 強調後續跟進行動，語氣積極。 | 中高 |
| Further to our telephone conversation | 繼我們的電話交談之後 | 非常正式，常用於法律、合約或正式公告。 | 非常高 |
| As we agreed on the phone | 如同我們在電話上達成的協議 | 強調「共識」或「決定」，用於確認彼此承諾。 | 中 |
根據統計，在正式的商業郵件中，使用 “As discussed” 或 “Further to…” 這類結構開頭的信件，獲得明確回覆的效率較高，因為收件者能立即抓住信件脈絡。
避免常見錯誤：讓您的信件更地道
在撰寫這類句子時，非母語者常會出現一些文法或用法上的小錯誤。以下是幾個需要留意的要點：
- 避免使用 “As per”：許多台灣的寫作者會誤用 “As per our phone discussion”，這個用法在現代標準商業英文中被認為過時且略顯生硬。直接使用 “As discussed” 或 “Following our discussion” 更為自然。
- 介系詞用 “over” 或 “on”：”Over the phone” 和 “on the phone” 在此情境下可互換，但 “over” 在書信中更為常見。”In the phone” 則是錯誤用法。
- 記得加上主詞與動詞：”As discussed” 是一個從屬子句，它不能單獨成句。後面必須緊接一個主要子句，例如 “As discussed, I have attached the file.“
掌握這些細節，能有效避免溝通上的誤會，讓您的專業形象更加分。
實戰範例：從情境中學習最佳寫法
讓我們透過兩個完整的信件開頭範例，來看看如何將上述技巧融會貫通：
情境一：確認會議細節
Hi David,
As we agreed on the call earlier, here are the confirmed details for the client presentation next Monday. Please find the agenda and slide deck attached. （大衛你好，如同我們稍早通話所確認的，以下是下週一客戶簡報的確定細節。議程與簡報投影片請見附件。）
情境二：正式提交報價
Dear Ms. Lin,
Thank you for your time on the call today. Further to our conversation, I am pleased to submit the official quotation as requested. （親愛的林女士，感謝您今日撥冗通話。繼我們的談話之後，我很榮幸依您要求提交正式報價單。）
透過具體的範例，可以更清楚地理解如何根據不同的溝通目的，選擇最貼切、最有力的開場白。
常見問題解答
Q1: 「如電話所談」可以用 “As talked over the phone” 嗎？
A: 不建議。雖然文法上似乎通順，但 “talked” 在此顯得過於口語且不正式。”Discussed” 是商務溝通中關於「討論」的標準用詞，更能傳達專業性。
Q2: 如果電話是好幾天前打的，開頭還可以這樣寫嗎？
A: 可以，但建議加入時間說明以避免混淆。例如：”As discussed in our phone call last Tuesday…”（如同我們上週二電話中所討論…），這樣能提供更清晰的上下文。
Q3: 在非常簡短的內部溝通中，需要寫得這麼正式嗎？
A: 視公司文化而定。對於即時訊息或給非常熟悉的同事的簡短郵件，可以用更簡潔的寫法，如 “Per our call, the document is here.”（依通話內容，文件在此。）。但對於重要事項或對外溝通，仍建議使用完整句型以確保訊息明確。
Q4: 除了信件開頭，這個句型還可以用在其他地方嗎？
A: 當然可以。這個句型也很適合用在信件中間，用來重申或強調某個重點。例如：「Please proceed with the design as discussed over the phone.」（請按照電話中討論的進行設計。）
總而言之，將 “As discussed over the phone” 及其相關句型運用得當，是商務英文書信的一項基本功。它不僅能確保溝通效率，更能展現寫作者有條理、重細節的專業態度。從今天起，試著在您的下一封郵件中靈活運用這些技巧，觀察它為您的職場溝通帶來的正面改變。
參考資料與文獻來源：
1. 劍橋大學出版社商業英語資源：Effective Business English Phrases for Emails
2. 英國文化協會：Writing a Formal Email
3. 國際TESOL證書認證機構資訊：TESOL International Association